หาว่าใคร Post transaction ใน SAP สำหรับ shared SAP user ด้วย t-code: STAD

สวัสดีค่ะ ทุ๊กท่าน

วันนี้หนูใหม่ขอเริ่มด้วยบทความที่น่าสนใจมากๆ ออกแนว Basis หน่อยๆ คือ การหาว่า เครื่อง IP อะไรทำการรัน transaction อะไร ใน SAP ณ วัน เวลา ที่ระบุ 

ทราบกันดีว่า บางบริษัทอาจใช้ user SAP 1 account ต่อการใช้งานหลายคน (หลายเครื่อง) ทำให้ไม่สามารถระบุไปได้ว่า จริงๆ แล้วใครเป็นคนรัน tranaction นี้ แน่ๆ 

วันนี้หนูใหม่เลยเสนอ วิธีการค้นหาว่า ใคร ทำอะไร เวลาไหน ด้วย tool ของ SAP คือ t-code: STAD หรือ หนูใหม่ขอเรียกว่า โปรแกรมจับผิด นะคะ หุหุ

เรามาเริ่มกันเลยดีกว่า

หนูใหม่มีโจทย์ให้ดังนี้ค่ะ

โจทย์  จะดูว่า t-code: FS00 ใครเป็นคนทำ (รู้ถึงขนาด username อะไร และเครื่อง IP อะไร) ณ วันที่ 10 กุมภาพันธ์ 2009 เวลา 14.00 – 15.00 น.

ขั้นตอน

1. เข้า T-code: STAD
2. ใส่ข้อมูลตาม criteria ที่เราต้องการ  แล้วกดปุ่ม Enter

เมื่อหน้าจอ Workload: Statistical Records ปรากฏ ก็กดปุ่ม  

4. เลือก output เป็น field ยังไงก็ได้ แต่ให้เลือก Terminal ID มาด้วย

5. เลื่อนไป column สุดท้ายก็จะเห็นเบอร์ IP Address ของเครื่อง PC ว่าทำ t-code: FS00 ณ วันเวลาที่ระบุ

การนำรูปเข้ามาใน Smartforms

คราวที่แล้ว เราได้พูดถึงเรื่องการ upload เข้ามาใน SAP แล้ว คราวนี้ เราจะมาดูวิธีการนำรูปไปใช้ใน SAP กันค่ะ ในวันนี้ เราจะเอามาใช้ใน Smartform นะคะ

1.       เข้า T-Code: Smartforms ที่ Page ทำการ Click ขวา แล้วเลือก Create > Graphic

จากนั้น (ดูตามรูปด้านล่าง)

1.       ทำการตั้งชื่อ Graphic ที่ใส่

2.       เลือก ภาพที่จะใส่ (สามารถทำการ Upload รูปภาพ ตาม การ upload รูปใน SAP)

3.       เลือกชนิดของภาพ ในที่นี้ ใช้รูปภาพสี จึงเลือก Color Bitmap

4.       กำหนด Resolution (dot per inch)

จะได้รูปน่ารักๆ ของเราบน Smartform แล้วล่ะค่ะ ^ ^

การ Upload รูปภาพใน SAP

สวัสดีค่ะ วันนี้หนูใหม่ว่าง หลังจากงานยุ่งมากๆ ทุ๊กก…วัน ก้อเลยทำเรื่องการ upload รูปภาพเข้าไปใน SAP มาฝากกันค่ะ ไปดูกันเลยนะคะ

1. ก่อนอื่นเราต้องมาเตรียมรูปภาพของเราซะก่อน โดยต้อง Save เป็น Bitmap file (.bmp) นะคะ

2. จากนั้น ทำการ Upload เข้า SAP โดยเข้า T-code SE78 เลือก Folder ตามรูปด้านล่างเลยค่ะ

เลือก Graphic > Import

จะเกิด Pop up ขึ้นมาให้ทำการ upload รูป จากนั้นก็

1.       ทำการเลือก File Bit Map ที่ได้เตรียมเอาไว้

2.       ทำการตั้งชื่อ

3.       ใส่ Description

4.       เลือก Color Bitmap เมื่อต้องการให้ SAP เก็บสี หรือเลือก Black and white สำหรับเก็บรูปขาวดำ

เลือก Compression เพื่อให้การเก็บข้อมูลรูปภาพมีขนาดลดลง แล้วกด เครื่องหมายถูก

ระบบจะขึ้นข้อความว่า รูปภาพ ZSMILE ได้ถูก Upload หรือ import เข้าสู่ระบบ SAP แล้วค่ะ

ไม่ยากเลยใช่ไหมคะ บทต่อๆ ไป จะแนะนำวิธีการนำรูปที่เรา upload ไปแล้วเข้ามาใช้ใน SAP ค่ะ แล้วเจอกันค่ะ ^ ^

การรัน batch ที่อยู่ใน T-code: SM35 แบบตั้งเวลา ในกรณีที่ ณ ขณะตั้งเวลา batch นั้นยังไม่เกิดขึ้น

สวัสดีค่ะ วันนี้หนูใหม่ได้ case มาว่า user มีโปรแกรมตัวหนึ่งที่ชื่อว่า YPC015 มันรันแบบ background ทุกๆ วันที่ 1 ของเดือน เวลา 2.00 น. แล้วเจ้าโปรแกรม YPC015 นี้เมื่อรันเสร็จแล้ว มันจะทำการ generate batch input ที่เกี่ยวกับการ post stat key figures มาทั้งหมด 4 batches ซึ่ง batch ทั้ง 4 batch มีชื่อดังนี้  คือ        

               

                                                1. YPC015 PROD

2. YPC015 SALE

3. YPC015 STOCK

4. YPC015 WORKT

ทีนี้ user เค้าก็ต้องการให้ระบบรันเจ้า batch ทั้ง 4 ตัวนั้น แบบตั้งเวลาด้วย หลังจากที่โปรแกรม YPC015 ได้ทำการ generate batch เหล่านั้นมาอยู่ใน t-code: SM35 เรียบร้อยแล้ว แล้วเราจะทำอย่างไรดีล่ะ???????

** จากรูป หน้า screen t-code: SM35 ซึ่งมี batch ทั้ง 4 ตัว ที่ถูกสร้างขึ้นหลังจากรันโปรแกรม YPC015

อืม… ทำจาก T-code: SM35 ก็จะตั้งเวลารัน batch ตัวนั้นไม่ได้ เพราะอะไรน่ะเหรอ ก็เพราะ ณ ขณะนั้นยังไม่มี batch ทั้ง 4 ตัวนั้นน่ะสิ ต้องรอโปรแกรม YPC015 รันสำเร็จก่อน ถึงจะมี batch ให้เรารัน ซึ่งก็ต้องรอตอนตี 2 น่ะแหละ   …………ฉะนั้นใช้วิธีนี้ไม่ได้จ้ะ

แต่ SAP ก้อยังไม่ทิ้งเรา J เค้ามีโปรแกรม standard ตัวนึงที่ชื่อว่า RSBDCSUB มาให้เราใช้ในการตั้งเวลารัน batch โดยเฉพาะ ดังนั้นแล้วไปดูกันเลย

จากรูป ด้านบน เป็นเงื่อนไขในการเลือก batch ที่เราต้องการรัน เช่น ชื่อ Session หรือ Session name ซึ่งเราจะได้จาก t-code: SM35 นั่นเอง คืออันนี้หนูใหม่จะรัน session ทุก session ที่ขึ้นต้นด้วยคำว่า YPC015 ค่ะ ก็เลยใส่ว่า YPC015* ใน textfield ของ Session ค่ะ


นอกจากนั้นก็มีการเลือกว่าจะเอา batch ที่ถูก create ตั้งแต่เมื่อไหร่มารัน ในที่นี้หนูใหม่เลือก batch ที่สามารถ create ได้ตั้งแต่วันนี้เลย   แล้วเลือก session status หรือ status ของ batch ว่าจะเอา batch ที่มี status อะไรมารัน


แล้วติ๊กที่ Extended log ด้วย เพราะต้องการให้ระบบเก็บ log การรัน batch ไว้ด้วย


ในกรณีนี้ เนื่องจากหนูใหม่ต้องการให้มีการรัน batch แบบตั้งเวลา อาจจะเป็นตอนตี 4 ซึ่งเป็นเวลาหลังจากการรันโปรแกรม YPC015 ในกรณีนี้หนูใหม่ก็จะรันโปรแกรม SBDCSUB นี้แบบ background โดยตั้งเวลาไว้ค่ะ

เมื่อรันเสร็จแล้วจะได้หน้าจอนี้ค่ะ

และเมื่อเราย้อนกลับไปดู t-code: SM35 จะพบว่า batch ทั้ง 4 batch ได้ถูกรันเรียบร้อยแล้ว

เพิ่มเติมค่ะ  เวลามีการสร้าง batch ทุกครั้งจะเกิด queue ขึ้นใน table ที่ชื่อว่า  APQI ค่ะ

บัญชีเบื้องต้น สำหรับมือใหม่ ตอน 2

การบันทึกบัญชี

สมการบัญชี

ก่อนอื่นเราต้องนึกถึงสมการบัญชีให้แม่นๆ ค่ะ ว่า

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุนหรือส่วนของเจ้าของ

Asset     = Liabilities + Stock shares

และ

กำไรขาดทุน = รายได้ – ค่าใช้จ่าย

Profit & Loss = Income – Expense

หรือ เขียนรวบยอดว่า

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุนหรือส่วนของเจ้าของ + รายได้ – ค่าใช้จ่าย    ****กาดาวไว้ล้านดวงเลยก๊าบ…

โดยที่ รายได้ และ ค่าใช้จ่าย จะกระทบ ทุนหรือส่วนของเจ้าของโดยตรงในวันสิ้นงวด

วงจรบัญชี

1.       บันทึกรายการค้าลงในสมุดรายวันทั่วไป (General Journal)

2.       ผ่านรายการจากสมุดรายวันทั่วไป ไปยังบัญชีแยกประเภท (General Ledger หรือ GL)

3.       นำข้อมูลฝั่ง debit และ credit ของแต่ละบัญชีแยกประเภท ไปทำงบทดลอง (Trial Balance)

4.       นำรายได้ (Revenue) และค่าใช้จ่าย (Expense) มาออกงบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ (Statement of Comprehensive Income) ซึ่งจะได้ผลเป็นกำไรหรือขาดทุน ณ งวดนั้นๆ

5.       นำบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน และทุน  และ กำไรขาดทุนจากงบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ มาออกเป็นงบแสดงฐานะการเงิน (Statement of Financial Position)

T-Account

คนที่ยังใหม่กับเรื่องบัญชี ยังไม่คุ้นเคยกับการลงบัญชี อาจไม่เคยได้ยินคำว่า T-Account หรือ บัญชีรูปตัวที ซึ่งรูปร่างหน้าตาของบัญชีมันก็เป็นรูปเหมือนตัว T ในภาษาอังกฤษจริงๆ ล่ะค่ะ

จากรูป ด้านบน จะเห็นว่า ด้านบนรูปตัว T จะเป็นชื่อบัญชี

                                            ด้านซ้ายรูปตัว T เป็นฝั่งเดบิต หรือ Debit หรือเขียนย่อว่า Dr

                                 ด้านขวารูปตัว T เป็นฝั่งเครดิต หรือ Credit หรือเขียนย่อว่า Cr

ประเภทบัญชีกับการลง T-Account

ยังจำกันได้ใช่ไหมคะว่า บัญชีมีทั้งหมด 5 ประเภท คือ สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ และค่าใช้จ่าย

บัญชีประเภทสินทรัพย์ และ ค่าใช้จ่าย จะลงบัญชีเหมือนกัน คือ หากมีค่าเพิ่มขึ้น ก็จะลงบัญชีฝั่ง Dr หากมีค่าลดลง ก็ลงบัญชีฝั่ง Cr

ตัวอย่าง ซื้อวัสดุสำนักงานเป็นเงินสด 1000 บาท จะต้องลงบัญชีดังนี้คือ

            Dr วัสดุสำนักงาน             1000

                                Cr เงินสด            1000

** เนื่องจาก บัญชี วัสดุสำนักงาน และ บัญชี เงินสดเป็นบัญชีประเภทสินทรัพย์ทั้งคู่ ดังนั้น เมื่อเราซื้อวัสดุสำนักงานมา เราได้วัสดุสำนักงานเพิ่มขึ้นมาใน stock ดังนั้นจึง Dr บัญชีวัสดุสำนักงาน 1000 บาท  และเราก็ใช้เงินสดที่เรามีอยู่ 1000 บาท ไปซื้อวัสดุฯ มา ทำให้เงินสดของเราลดลงไป 1000 บาท ดังนั้น จึงต้อง Cr บัญชีเงินสด 1000 บาทนั่นเอง เพราะเงินสดลดลง

บัญชีประเภทหนี้สิน ทุน และ รายได้ จะลงบัญชีตรงข้ามกับบัญชีสินทรัพย์และค่าใช้จ่าย คือ หากมีค่าเพิ่มขึ้น ก็จะลงบัญชีฝั่ง Cr หากมีค่าลดลง ก็ลงบัญชีฝั่ง Dr

ตัวอย่าง ขายสินค้าให้ลูกค้าเป็นเงินเชื่อจำนวน 20,000 บาท จะต้องลงบัญชีดังนี้คือ

            Dr ลูกหนี้                        20000

                                Cr ขาย               20000

** เนื่องจาก บัญชี ลูกหนี้เป็นบัญชีประเภทสินทรัพย์ ดังนั้น เมื่อเราขายสินค้าให้ลูกค้าเป็นเงินเชื่อ นั่นคือลูกค้าจะมีสถานะเป็นลูกหนี้ของเรา เมื่อลูกหนี้เพิ่มขึ้น เราจึงต้อง Dr บัญชีลูกหนี้ 20000 บาท และบัญชีขาย ซึ่งเป็นบัญชีประเภทรายได้ เมื่อมีการขายสินค้า ก็จะทำให้เรามีรายได้เพิ่มขึ้น จึงต้อง Cr บัญชีรายได้ 20000 บาทนั่นเอง

บัญชีเบื้องต้น สำหรับมือใหม่ ตอน 1

สำหรับเพื่อน ที่จบ IT มา โดยเฉพาะ Com-Sci หรือ Com-En แต่ต้องมา support หน่วยงานบัญชี อย่างหนูใหม่ คงจะปวดหัวพอดู เมื่อ user พูดว่า เครดิตบัญชีเจ้าหนี้ เดบิตบัญชีเงินสด เดบิตบัญชี stock ฯลฯ จนถึงกับต้องขอให้พี่ๆ user ผู้ใจดี พูดว่า บวก บัญชีนี้  ลบ บัญชี นั้นแทน ดังนี้แล้ว หนูใหม่จึงขอเกริ่นนำเรื่องบัญชีเพื่อความเข้าใจในเนื้อหาต่อๆ ไปของหนูใหม่ค่ะ

การบัญชีคืออะไรคะ??

สรุปย่อๆ คือ กระบวนการ 4 ขั้นตอน

1.       บันทึกรายการค้า

ตามหลักบัญชี คือการบันทึกรายการค้า (business transactions) ลงในสมุดรายวันทั่วไป (Journal Ledger)

2.       จำแนกประเภทรายการค้า

คือ การนำรายการค้าจากสมุดรายวันทั่วไป (Journal Ledger) มาบันทึกในบัญชีแยกประเภท (General Ledger หรือ GL)

3.       สรุปผลออกมาเป็นรายงาน

รายงานที่มักจะทำออกมา มีดังนี้

a.       งบกำไรขาดทุนเบ็ดเสร็จ (Income Statement) แต่ปัจจุบันเปลี่ยนชื่อภาษาอังกฤษ Statement of Comprehensive Income

b.      งบดุล (Balance Sheet) ซึ่งปัจจุบันเปลี่ยนชื่อเป็น งบแสดงฐานะการเงิน หรือ Statement of Financial Position

c.       งบกระแสเงินสด (เปลี่ยนชื่อภาษาอังกฤษจาก Cash Flow Statement เป็น Statement of Cash Flow)

4.       วิเคราะห์ผลการดำเนินงาน

สมการหัวใจของบัญชี (สำคัญมากๆเลยนะ)

สินทรัพย์ = หนี้สิน + ทุนหรือส่วนของเจ้าของ

Asset     = Liabilities + Stock shares

กำไรขาดทุน = รายได้ – ค่าใช้จ่าย

Profit & Loss = Income – Expense

** กำไรขาดทุน จะเป็นยอดที่กระทบทุนหรือส่วนของเจ้าของ ซึ่งจะมีผลทำให้ทุนหรือส่วนของเจ้าของ เพิ่มขึ้นหรือลดลง

ประเภทของบัญชี

บัญชีมีทั้งหมด 5 ประเภท คือ

1.       สินทรัพย์  ได้แก่บัญชีลูกหนี้ (Account Receivable) บัญชีเงินสด

2.       หนี้สิน

3.       ทุนหรือส่วนของเจ้าของ

4.       รายได้

5.       ค่าใช้จ่าย

Coding Structure ของบัญชีประเภทต่างๆ

จริงๆ แล้ว coding structure ของเบอร์บัญชีของแต่ละกิจการอาจแตกต่างกันไป แต่โดยทั่วๆ ไปแล้ว จะกำหนดดังนี้

บัญชีขึ้นต้นด้วยเลข 1 เป็น สินทรัพย์

บัญชีขึ้นต้นด้วยเลข 2 เป็น หนี้สิน

บัญชีขึ้นต้นด้วยเลข 3 เป็น ทุนหรือส่วนของเจ้าของ

บัญชีขึ้นต้นด้วยเลข 4 เป็น รายได้

บัญชีขึ้นต้นด้วยเลข 5 เป็น ค่าใช้จ่าย

**หมายเหตุ ในบริษัทที่หนูใหม่ทำอยู่ จะมีการแยกย่อยชนิดของบัญชีค่าใช้จ่ายไปอีกค่ะ เช่น

บัญชีขึ้นต้นด้วยเลข 5 เป็นค่าใช้จ่ายของโรงงาน

บัญชีขึ้นต้นด้วยเลข 6 เป็นค่าใช้จ่ายของสำนักงานใหญ่

บัญชีขึ้นต้นด้วยเลข 8 เป็นค่าใช้จ่ายของโปรเจค

บัญชีขึ้นต้นด้วยเลข 9 เป็น secondary cost element ในฝั่ง Controlling (CO) ของ SAP ซึ่งจะอธิบายในบทต่อๆ ไปค่ะ